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 第十六站 一封“盲信”引发的风波 作者：品质管理部 来源：品质管理部
一、事件介绍： 一日，某贸易公司负责人非常气愤地向大厦物业管理公司投诉。称其业务合作单位从上海寄来的合同及资料，已连续两次被退回。管理公司在退信条写着：查无此单位。上海的业务单位因此怀疑他们的公司是皮包公司或骗子公司，准备不再与他们进行业务合作，为此该公司将损失大笔生意。该公司负责人强烈要求物业管理公司尽快给予明确答复并采取补救措施，否则，要求赔偿由此造成的所有损失。 二、解决方法： 物业管理公司接到用户投诉，首先找信报员了解出现问题的原因，然后上门向用户解释事件原因，分清双方责任，积极寻求解决办法。最后，双方达成如下处理意见：由物业管理公司出函给上海业务合作单位，说明两次退信的原因，并把该用户公司的日常表现、营业执照、入住大厦的登记手续等复印材料附上，说明该公司是合法经营的信誉公司，值得继续合作。同时附上大厦业主的联系电话，欢迎随时询问。最后，问题得以圆满解决。 三、分析： 大厦信报邮件的一般管理规程是：邮局送来信报邮件后，由大堂岗接收，然后通知信报员，由信报员领回信报邮件按房号派发至用户信箱内。若发现无地址的盲信，加贴退信批条，注明退信原因并加盖信报章退回邮局。 此用户原在大厦27楼A单元办公，后因业务发展搬迁至27楼D单元办公。因其认为都在同一层楼办公，故未到物业管理公司办理退还原信箱并申请新信箱的手续，只是口头告诉了一位老信报员。而上海业务单位邮寄资料时。正巧老信报员又休年假，其他信报员不了解情况，在投递时发现邮件地址与信箱地址不符，故两次都退回。 由此，我们可以看出，该问题的出现是由两个方面的责任造成的，一是用户未按规定要求办理信箱更换手续，二是信报员不够熟悉大厦内的用户情况，且相互之间工作沟通不够，特别是公司变迁及信箱变更手续不健全，因此物业管理公司应健全信件投递办理制度，并严格执行，避免因遗漏造成工作失误。
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